Le caselle gratuite di Gmail sono capienti (circa 15 GB) e aumentarne le dimensioni pagando non è difficile. Ma se ricevete o mandate tanti allegati, noterete che riempiono molto spazio. È facile dimenticarsi che un singolo allegato da 10 MB equivale a circa 10.000 mail, in termini di spazio occupato (presumendo che una mail di solo testo occupi mediamente 1 KB).
La soluzione semplice è cancellare le mail che contengono allegati pesanti che non vi servono più: è possibile elencarle andando in Gmail e digitando nella casella di ricerca
has:attachment larger:[dimensioni]
Per esempio,
has:attachment larger:10M
elenca tutte le mail che hanno un allegato di dimensioni superiori ai 10 MB.
Questo filtro può essere affinato ulteriormente, per esempio specificando un mittente se avete qualcuno che vi manda tanti allegati che dopo qualche tempo non vi serve più avere in archivio nella mail. Per esempio,
has:attachment larger:1M from:pippo@pippo-e-pluto.com older_than:1y
elenca tutte le mail con allegato grande almeno 1 MB che avete ricevuto da pippo@pippo-e-pluto.com almeno un anno fa. L’elenco completo degli operatori di Gmail offre molte altre opzioni.
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Questo metodo, però, ha il difetto che elimina non solo l’allegato ma anche la mail associata all’allegato. Se avete bisogno di conservare la mail, che è leggera, ma non il suo ingombrante allegato, per esempio per tenere traccia di comunicazioni di lavoro, in Gmail non c’è modo di farlo. Alcuni client, come per esempio Thunderbird, offrono quest’opzione, ma Gmail no.
Una soluzione è la web app Unattach, che consente appunto di eliminare gli allegati lasciando però intatte le mail corrispondenti; l’allegato viene sostituito da una nota, in calce alla mail, che descrive l’allegato rimosso.
Per usare Unattach, che è gratuita nella versione limitata a 30 mail/mese e costa 10 euro/dollari/franchi l’anno nella versione Basic che non ha questo limite, si va a https://unattach.app e si clicca su Get Started o su Try with our free plan, poi si clicca su Sign up with Google (oppure si crea un account con mail e password), si accetta la richiesta di collegare il proprio account Gmail a Unattach (è un permesso revocabile), si accettano le condizioni d’uso e l’informativa sulla privacy e si clicca su Start Unattach.
Fatto questo, si clicca su Sign in to Gmail per dare gli ulteriori consensi (Unattach deve poter leggere e scrivere nell’account di posta) e si può cominciare.
Nella scheda Basic search si può fare una ricerca semplice, basata sulle dimensioni degli allegati: compare un elenco delle mail che soddisfano il criterio, ordinabile per dimensioni, data, mittente e oggetto.
Nella scheda Advanced search, invece, si possono immettere gli stessi operatori che si possono usare in Gmail, e quindi per esempio si possono cercare le mail che hanno allegati e sono state inviate da uno specifico mittente prima di una certa data.
Si può scegliere di cancellare la mail, scaricare gli allegati, rimuoverli o ridurne le dimensioni se sono immagini. Fatto questo, si selezionano le mail che interessano, si clicca su Process Selected Emails, e il gioco è fatto. Nel mio caso ho 2265 mail con allegati risalenti a più di due anni fa provenienti da un singolo cliente; ho già salvato in archivio gli allegati e quindi non mi serve tenerli nella casella di mail. Eliminarli mi libererà quasi 3 GB di spazio su Gmail, dopo che avrò vuotato il Cestino di Gmail (volendo, si può automatizzare questa vuotatura andando nelle Advanced Options).
Le mail alle quali è stato rimosso l’allegato ora hanno in calce un avviso se le apro in Gmail:
Se usate (anche) un client di posta in IMAP, come me, la modifica ci metterà un po’ ad arrivare anche alla copia locale delle mail. E ovviamente l’eliminazione degli allegati riduce anche lo spazio occupato sul disco locale dalla mail.
La spiegazione del metodo usato da Unattach è fornita in questo articolo, che sottolinea che Unattach è una web app che gira localmente nel browser dell’utente e usa le API di Google per accedere alla mail dell’utente; le mail non vengono mandate agli sviluppatori di Unattach o ad altri, come descritto nell’informativa sulla privacy. Questo, però, significa che l’app non è un fulmine: eliminare qualche migliaio di allegati richiede un’oretta abbondante.
Passare alla versione a pagamento è facile: si può pagare con PayPal o con le principali carte di credito.